Vi behandler personoplysninger og skal overholde lovgivningen og principperne for god databehandlingsskik. Derfor har vi vedtaget denne privatlivspolitik, der kort fortæller, hvordan vi behandler personoplysninger, der sikrer en lovlig og gennemsigtig behandling.

Vi behandler udelukkende personoplysninger til klare og saglige formål og ud fra organisationens legitime interesser.

Vi behandler kun personoplysninger, der er relevante og nødvendige for at opfylde de angivne formål, og vi sletter dine oplysninger, når de ikke længere er nødvendige – eller når du beder os om det.

Den dataansvarlige organisation for behandling af dine personoplysninger er:

LGBT Asylum
Farvergade 2
1463 København K
+ 45 71523397
info@lgbtasylum.dk
CVR: 34636486

Kontakt os på ovenstående kontaktoplysninger, hvis du har kommentarer eller spørgsmål til politikken.

Vi har 10 hovedgrupper, som vi indsamler data om:

1: Bidragsyder

Hvad indsamler vi?
Navn, adresse, betalingsdato, telefonnummer, mailadresse, og i tilfælde af ønsket om skattefradrag skal CPR-nummer også oplyses.

Ved engangsbeløb via bankoverførsel kan navn og betalingsoplysninger fremgå af bankens kontooverblik, selvom vi ikke beder om informationen, mens ved engangsbeløb via MobilePay kan vi se afsenderens navn og telefonnummer, selvom vi ikke beder om informationen.

Hvorfor?
Informationerne er nødvendige for at vi kan registrere dine indbetalinger. Vi beder kun om oplysninger for at kunne identificere indbetalinger og indberette til Skat for fradrag, hvis du ønsker det. Du er også velkommen til selv at indberette til Skat – i så fald skal vi ikke bruge dit CPR-nummer.

Vi kontakter dig kun, hvis vi har problemer med betalingen, hvis vi har vigtige informationer til dig omkring din faste støtte, eller hvis du har givet os tilladelse til at kontakte dig med nyhedsbreve el.lign.

Vi anvender aldrig din kontaktinfo med henblik på at få dig til at øge støtten. Vi gemmer oplysningerne i fem år ifb. med regnskabet.

Vi bruger logfiler på donationssiden. Logfilerne bruges til at registrere, hvilke valg brugeren foretager på siden. Ved betaling med kreditkort sker registrering via en sikker server hos ePay, hvor oplysningerne krypteres.

2: Personer i Danmark, som ønsker rådgivning

Hvad indsamler vi?
Vi beder kun om oplysninger, som er vigtige for at kunne hjælpe med din sag, fx vedr. asyl. Vi gemmer kun oplysninger, som du selv formidler, herunder mailadresse, navn, telefonnummer, ID-nummer, nationalitet. Du vil underskrive vores fuldmagt og dermed give dit samtykke.

Hvorfor?
Vi opbevarer din kontaktinformation, så vi kan kontakte dig med svar på dine spørgsmål eller din sag. Vi indsamler og behandler kun informationer, som vi mener er relevante for din sag.

3: Personer i udlandet, som ønsker rådgivning 

Hvad indsamler vi?
Vi behandler kun: din nationalitet og landet du henvender dig fra i tilfælde af, at du selv har formidlet disse.

Hvorfor?
Informationerne bruges til at have overblik over hvor vores henvendelser kommer fra og for at kunne føre statistik til rapporter og årsopgørelser.

4: Frivillige, studie- og virksomhedspraktikanter 

Hvad indsamler vi?
Almindelige personoplysninger: Fx kontaktoplysninger som navn, adresse, telefonnummer og mailadresse.

Hvorfor?
Vi behandler oplysninger fra frivillige og praktikanter for f.eks. at kunne invitere til relevante begivenheder og møder samt intern koordinering.

5: Lønnede ansatte  

Hvad indsamler vi?
CPR-nummer, bankkontonummer, almindelige personoplysninger (fx kontaktoplysninger som adresse, telefonnummer og mailadresse) og oplysninger om stillinger og andre hverv i relation til organisationen.

Hvorfor?
Vi behandler oplysninger for at kunne administrere dit ansættelsesforhold, kontakte dig med nødvendig information om dit ansættelsesforhold, udbetale dig løn, kunne håndtere udveksling af lovpligtig information med offentlige myndigheder, herunder SKAT.

6: Kunder på webshop 

Hvad indsamler vi?
Dine informationer er krypteret hos Shopify, som vi har en databehandleraftale med. Informationerne, som du selv formidler i forbindelse med købet, er: Navn, telefonnummer, fysisk adresse, mailadresse, betalingsoplysninger.

Hvorfor?
Informationerne er nødvendige for at vi kan registrere og identificere dine indbetalinger og sende de købte varer til dig. Vi kontakter dig kun, hvis vi har problemer med betalingen. Vi gemmer oplysningerne i fem år ifb. med regnskabet. Vi bruger logfiler på webshopsiden. Logfilerne bruges til at registrere, hvilke valg brugeren foretager på siden. Ved betaling med kreditkort sker registrering via en sikker server hos Shopify, hvor oplysningerne krypteres.

7: Samarbejdspartnere (fx journalister, ressourcepersoner, tolke og kontaktpersoner i udlandet)

Hvad indsamler vi?
Almindelige kontaktoplysninger: Fx mailadresse, telefonnummer, evt. organisationens navn og evt. medarbejderens navn.

Hvorfor?
Vi behandler dine oplysninger for at kunne kontakte dig i relevante situationer i forbindelse med vores aftalte samarbejde. Vi behandler kun dine oplysninger så længe de er relevante for os eller indtil du beder os om at slette dem.

8: Alene brugere af vores hjemmeside

Hvad indsamler vi?
Aktivitet på vores hjemmeside indsamles ved hjælp af Cookies. Se punktet ”Cookies” længere nede for en beskrivelse af Cookies. Ved første besøg på hjemmesiden gives der samtykke til brug af Cookies.

Hvorfor?
Det er nødvendigt for os at opbevare en lille smule information ved hjælp af cookies for at sikre en funktionel hjemmeside, som lever op til brugernes forventninger. Fx antal besøg på de forskellige sider.

9: Abonnenter på vores nyhedsbrev 

Hvad indsamler vi?
E-mailadresse.

Hvorfor?
Det er nødvendigt for at kunne sende nyhedsbrevet til dig.

10: Ansøgere (uopfordrede og opfordrede)           

Hvad indsamler vi?
Sender du en uopfordret eller opfordret ansøgning til os, behandler vi alle oplysninger i din ansøgning, som du selv har formidlet, herunder navn, mailadresse, telefonnummer, fysisk adresse, oplysninger om stillinger og andre hverv.

Hvorfor?
Vi behandler dine oplysninger for at kunne vende tilbage til dig i tilfældet af en evt. ansættelse eller hvis vi skal rekruttere flere frivillige. Vi sletter dine oplysninger når du beder os om det.

Vi anvender kun dine informationer på en måde, som er i overensstemmelse med det formål, du gav os dine oplysninger til, ifølge oversigten ovenfor.

I det omfang vi behandler dine oplysninger, sker det alene på baggrund af organisationens berettigede og legitime interesser. For eksempel til:

• At kunne planlægge og afholde sociale arrangementer og aktiviteter
• At kunne vise situationsbilleder fra konkret aktivitet eller arrangement i organisationen
• At bevare oplysninger til statistik og lignende
• At besvare henvendelser som du har sendt os
• At håndtere donationer eller overførsler som du har taget initiativ til

Samtykke

Hvis vi indhenter dit samtykke er det frivilligt, om du vil give samtykke, og du kan til enhver tid trække det tilbage ved at henvende dig til os.

Hvem deler vi dine oplysninger med?

Vi videregiver ikke oplysninger om dig til andre uden for organisationen – fx til brug for markedsføring – uden dit samtykke.

Vi deler ikke dine personlige data med serviceleverandører der befinder sig uden for EU/EØS.

Vi videregiver kun dine oplysninger til tredjepart i de følgende situationer:

• Hvis du har givet dit eksplicitte samtykke til, at vi kan videregive oplysninger til en relevant tredjepart
• Hvis vi bruger en tredjeparts service til at håndtere oplysninger (fx Podio), og har i den forbindelse indgået en databehandleraftale som opfylder de juridiske krav for databehandlere
• Hvis vi er lovmæssigt forpligtede til at dele dine oplysninger. Husk, at vi har tavshedspligt i vores rådgivning

Hvornår sletter vi dine privatoplysninger?

Vi har forskellige behandlingsformål og opbevaringsperioder alt efter, om vi behandler dine personoplysninger som medlem af organisationen, som frivillig eller som bruger.

 Vi tager principperne om dataminimering og tidsbegrænsning alvorligt. Vi har derfor interne retningslinjer som sikrer, at vi kun beder om den mindst mulige mængde oplysninger til brug for det tilknyttede forhold. Retningslinjerne sikrer også, at vi sletter oplysninger, som ikke længere er nødvendige.

Vi opbevarer og behandler dine persondata så længe, at vi har en lovlig og saglig grund til det. I systemer hvor det er muligt, anvender vi automatiske slette- og anonymiseringsprocedurer. I de systemer, hvor det ikke er muligt, har vi opsat løbende kontroller for at sikre, at personoplysninger gennemgås og slettes/anonymiseres.

Vi gemmer kun oplysninger som er relevante for forskning, for vores arbejde med at støtte asylansøgere eller flygtninge, eller hvor vi vurderer, at der stadig kan være grund til at vende tilbage.

Hvad er dine rettigheder?

Når vi behandler dine oplysninger, har du iflg. persondataforordningen en række rettigheder:

• Du har ret til at blive oplyst om, at vi behandler oplysninger om dig – det er det vi oplyser dig om i denne privatlivspolitik (som organisation har vi oplysningspligt)
• Du har ret til at få indsigt i de oplysninger vi behandler om dig (indsigtsret)
• Du har ret til at få urigtige oplysninger om dig berigtiget (retten til berigtigelse)
• Du har ret til at få oplysninger om dig slettet (retten til at blive glemt)
• Du har ret til at gøre indsigelse mod, at dine oplysninger anvendes til markedsføring
• Du har ret til at flytte dine oplysninger – dvs. at vi skal udlevere de oplysninger vi har om dig i et almindeligt anvendt format (retten til dataportabilitet)

Du kan gøre brug af dine rettigheder, herunder gøre indsigelse mod vores behandling, ved at henvende dig til os. Du finder kontaktoplysninger øverst i privatlivspolitikken.

Henvender du dig med en anmodning om at få rettet eller slettet dine personoplysninger, undersøger vi, om betingelserne er opfyldt, og gennemfører i så fald ændringer eller sletning så hurtigt som muligt.

Du kan indgive klage til tilsynsmyndighederne – Datatilsynet – over behandling af dine personoplysninger.

Vær opmærksom på, at nogle af disse rettigheder, fx retten til at få slettet dine oplysninger, vil gøre det umuligt for os at fortsætte med at rådgive eller kontakte dig.

Vi vil selvfølgelig altid forsøge fortsat at kunne hjælpe dig, selvom du beder om at få slettet dine oplysninger.

Revision af privatlivspolitikken

LGBT Asylum vil regelmæssigt gennemgå denne persondatapolitik og opdatere den, hvis det er relevant, så vi altid overholder de grundlæggende principper om beskyttelse af personoplysninger og databeskyttelse, og sikrer at politikken er i overensstemmelse med gældende principper og lovgivning.

Når vi ændrer privatlivspolitikken ændrer vi også datoen øverst i dette dokument.

Hvis vi ændrer denne persondatapolitik væsentligt, vil det blive offentliggjort på vores hjemmeside sammen med en opdateret version af politikken.

Den til enhver tid gældende privatlivspolitik er tilgængelig på vores hjemmeside.

En cookie er en lille fil bestående af bogstaver og tal, som downloades til din computer, når du besøger en hjemmeside.

Cookies bruges på mange hjemmesider og kan bruges til mange forskellige ting, fx til at registrere hvor mange besøgende en hjemmeside har.

Som nævnt under tidligere punkt 8, ”Alene brugere af vores hjemmeside”, bruger vi cookies til at sikre en funktionel hjemmeside.

Vi bruger kun cookies til at se, hvor længe man bruger hjemmesiden, hvor brugerne af hjemmesiden er i verden, hvilket sprog man vælger at se hjemmesiden på og lignende.

Det er vigtigt for os at understrege, at vi ikke videregiver information indsamlet via cookies til nogle kommercielle formål.

Vi bruger Google Analytics til at indsamle cookies. Informationerne indsamles anonymt og opbevares af Google.

Google’s privatlivspolitik er tilgængelig her.